Nội dung này đã khóa

Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký mua sách để đọc tiếp những kiến thức chuyên sâu này.

Mua bản đầy đủ

CHƯƠNG 7. BÁO CÁO, THỐNG KÊ & HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG (QC HIỆN TRƯỜNG & QA)

"Lời nói gió bay, hồ sơ ở lại. QC không nói chuyện bằng niềm tin, QC nói chuyện bằng bằng chứng."

Tôi từng thấy nhiều bạn QC làm việc rất chăm chỉ, phát hiện lỗi rất giỏi, nhưng lại... lười viết báo cáo. "Ôi dào, em báo miệng cho quản lý rồi mà". Kết quả: Sếp quên, lỗi lặp lại. Cuối năm đánh giá năng lực, bạn chẳng có bằng chứng gì để chứng minh mình đã làm được việc. Chương này sẽ dạy bạn cách "Văn bản hóa" công sức của mình và biến dữ liệu thành quyền lực.

7.1 Vì sao báo cáo & dữ liệu quan trọng trong công tác QC?

Dữ liệu là sự thật khách quan: Khi tranh luận với Sản xuất: "Anh thấy máy anh chạy tốt mà". Bạn đưa báo cáo ra: "Không anh ơi, biểu đồ cho thấy nhiệt độ dao động +/- 5 độ trong 2 tiếng qua, lệch chuẩn CPK < 1.0 rồi". Hết cãi.
Truy xuất nguồn gốc (Traceability) - Cái phao cứu sinh: Khi khách hàng khiếu nại, hồ sơ chất lượng là thứ duy nhất chứng minh bạn vô tội (hoặc giúp bạn tìm ra chỗ sai để sửa). Nếu không có hồ sơ, bạn mặc định là CÓ TỘI.
Cải tiến: Không có dữ liệu nền (Baseline), bạn không biết mình đang tiến bộ hay thụt lùi. "Giảm lỗi" là giảm bao nhiêu? Từ 5% xuống 2% hay từ 2% xuống 1.9%?

7.2 QC hiện trường cần báo cáo những gì?

Đừng viết lan man như làm văn. Hãy báo cáo những "chỉ số sinh tồn" của nhà máy:

Sản lượng kiểm tra: Hôm nay tôi đã kiểm bao nhiêu mẫu? (Chứng minh khối lượng công việc).
Tỷ lệ lỗi (Defect Rate): Có bao nhiêu % hàng hỏng?
Phân loại lỗi (Pareto): Lỗi nào nhiều nhất? (Màu sắc, kích thước hay bao bì?).
Sự cố (Incident): Thời gian dừng máy do chất lượng là bao nhiêu phút?
Tình trạng Hold/Scrap: Có bao nhiêu hàng đang bị giữ lại, bao nhiêu hàng đã hủy?

7.3 Các loại báo cáo chất lượng trong nhà máy

Shift Report (Báo cáo ca): Viết tay hoặc nhập app ngay cuối ca. Dùng để bàn giao nóng cho ca sau. Ví dụ: "Máy 1 đang bị lỏng dao cắt, ca sau chú ý kiểm tra vết cắt thường xuyên".
Weekly/Monthly Report (Báo cáo tuần/tháng): Dành cho QA Manager báo cáo Giám đốc. Tập trung vào xu hướng (Trend) và chi phí.
NCR (Non-Conformance Report - Báo cáo sự không phù hợp): Lập khi có sự cố lớn. Đây là "Biên bản hiện trường" quan trọng nhất.
COA (Certificate of Analysis): Giấy khai sinh của lô hàng gửi cho khách hàng.

7.4 Nguyên tắc viết báo cáo QC chuyên nghiệp (5W1H)

Một báo cáo sự cố (NCR) chuẩn phải trả lời đủ 6 câu hỏi:

What (Cái gì): Lỗi gì? (Vỡ chai).
Where (Ở đâu): Tại máy chiết rót số 2.
When (Khi nào): Lúc 10h15 ngày 20/10.
Who (Ai): Phát hiện bởi QC Lan, vận hành máy là anh Hùng.
Why (Tại sao): (Nguyên nhân sơ bộ) Do chai bị kẹt vào băng tải.
How (Như thế nào/Bao nhiêu): Số lượng ảnh hưởng là 50 chai. Đã cô lập 5 thùng nghi ngờ.

Đừng viết: "Máy lỗi, đã sửa". (Cộc lốc, vô nghĩa). Hãy viết: "Máy chiết rót số 2 bị kẹt chai lúc 10h15, gây vỡ 50 chai. Nguyên nhân do thanh dẫn hướng bị lệch. Bảo trì đã chỉnh lại xong lúc 10h30. QC đã kiểm tra lại 100 chai đầu ra thấy đạt."

7.5 Thống kê chất lượng – QC cần đến mức nào?

Không cần bạn phải là giáo sư toán học. Nhưng QC phải biết dùng 7 công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools) cơ bản.

7.5.1 1. Checksheet (Phiếu kiểm tra)

Công cụ thu thập dữ liệu thô. Đừng kẻ bảng trên giấy nháp. Hãy thiết kế một form chuẩn để công nhân chỉ việc tích (Check). Dễ làm thì họ mới chịu làm.

7.5.2 2. Pareto Chart (Biểu đồ Pareto - Quy tắc 80/20)

Đây là công cụ mạnh nhất để chọn việc mà làm. Ví dụ: Nhà máy có 10 loại lỗi. Nhưng khi vẽ Pareto, bạn thấy chỉ riêng lỗi "Hở nắp" và "Thiếu dung tích" đã chiếm 80% tổng số hàng hỏng. -> Chiến lược: Tập trung toàn lực sửa 2 lỗi này trước. Mấy lỗi lặt vặt kia kệ nó đã. QC thông minh là người biết ưu tiên cái gì quan trọng nhất.

7.5.3 3. Control Chart (Biểu đồ kiểm soát)

Dùng để theo dõi sự biến thiên. Nếu các điểm đo cứ nhảy múa lung tung nhưng vẫn nằm trong giới hạn -> Quá trình bình thường. Nếu có 7 điểm liên tiếp đi xuống (dù chưa vượt chuẩn) -> Dấu hiệu bất thường. Hãy chỉnh máy ngay trước khi nó tụt khỏi chuẩn.

7.6 Vai trò của QA trong sử dụng dữ liệu chất lượng

QC đi thu thập dữ liệu (con ong tha mật). QA dùng dữ liệu đó để phân tích (làm mật).

Trend Analysis (Phân tích xu hướng): Tại sao tháng này tỷ lệ lỗi bao bì tăng đột biến so với 3 tháng trước? Có phải do đổi nhà cung cấp bao bì mới từ tháng này không? QA phải nhạy bén để nhìn ra mối liên hệ này.
Supplier Evaluation (Đánh giá nhà cung cấp): Dựa trên dữ liệu IQC cả năm, QA chấm điểm NCC A được 90 điểm (giữ lại), NCC B được 50 điểm (cắt hợp đồng).

7.7 & 7.8 Hồ sơ chất lượng - "Bản di chúc" của lô hàng

Hồ sơ chất lượng (Quality Record) là những bằng chứng không thể chối cãi. Bao gồm:

Nhật ký sản xuất (Batch Record): Ghi lại từng bước: Ai cân? Cân bao nhiêu? Ai đổ vào nồi? Nấu bao lâu? Nhiệt độ bao nhiêu?
Hồ sơ kiểm tra (Inspection Record): Kết quả đo đạc của QC.
Hồ sơ vệ sinh: Bằng chứng là máy đã được rửa sạch trước khi chạy.

Nguyên tắc "Do it, Document it": Làm cái gì thì ghi cái đó. Nếu bạn đã kiểm tra rất kỹ nhưng quên ghi vào hồ sơ -> Coi như bạn CHƯA làm. Khi khách hàng Audit, họ chỉ tin vào giấy trắng mực đen (hoặc dữ liệu trên phần mềm), họ không tin vào lời thề thốt.

7.8 Lưu trữ hồ sơ & truy xuất nguồn gốc (Traceability)

Hãy tưởng tượng 1 chai nước ngọt bị người dùng phát hiện có con ruồi. Hệ thống truy xuất nguồn gốc phải trả lời được toàn bộ lịch sử đời tư của chai nước đó trong vòng 2 giờ:

Chai này sản xuất ngày nào? Ca nào? Máy nào?
Lô đường dùng để pha chai này nhập từ đâu? Ngày nào?
Lô vỏ chai nhựa nhập từ đâu?
Ai là QC trực ca hôm đó?

Nếu không truy xuất được -> Bạn phải thu hồi toàn bộ sản phẩm trên thị trường (vì không biết chai nào lỗi, chai nào không). Thiệt hại hàng tỷ đồng. Nếu truy xuất được -> Chỉ thu hồi lô hàng sản xuất trong 2 tiếng của ca máy đó. Thiệt hại vài chục triệu. Ghi chép hồ sơ cẩn thận chính là để cứu công ty trong những lúc thế này.

7.9 MẪU BÁO CÁO KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG (QC DAILY REPORT)

Thời gian	8:00 - 10:00	10:00 - 12:00	13:00 - 15:00	15:00 - 17:00	Tổng cộng
Sản lượng (Chai)	5,000	4,800 (Dừng máy 15p)	5,200	5,000	20,000
Số lượng kiểm	50	50	50	50	200
Lỗi Ngoại quan	0	2 (Móp chai)	1 (Xước nhãn)	0	3 (1.5%)
Lỗi Kích thước	0	0	0	0	0
Sự cố		Máy kẹt chai lúc 10h30
Kết luận	OK	OK - Đã khắc phục	OK	OK	PASS

Ghi chú: Luôn có cột "Ghi chú/Hành động" để giải thích cho các con số bất thường.

7.10 CHECKLIST HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG (Chuẩn GDP - Good Documentation Practice)

Khi cầm bút ghi hồ sơ, nhớ các quy tắc sau:

Mực xanh/đen vĩnh cửu: Không dùng bút chì, bút mực nước dễ bay màu, bút xóa (tuyệt đối cấm bút xóa).
Sửa lỗi đúng cách: Nếu ghi sai, gạch ngang một đường (vẫn nhìn thấy số cũ), ghi số mới bên cạnh và ký nháy xác nhận. Đừng tô đen sì hoặc dán đè lên.
Ký tên: ĐÃ KÝ LÀ PHẢI CHỊU TRÁCH NHIỆM. Đừng ký khống. Đừng ký thay người khác.
Ô trống: Không để ô trống. Nếu không có dữ liệu, ghi N/A (Not Applicable).

7.11 Lỗi thường gặp khi làm báo cáo & hồ sơ chất lượng

Hồi ký (Memory recording): Làm cả ngày không ghi. Cuối giờ mới ngồi nhớ lại để điền số liệu cho đủ. -> Dữ liệu giả. Vô giá trị.
Chế số liệu (Data fabrication): Lười đo, tự bịa ra con số đẹp đẹp điền vào cho xong. Đây là hành vi Gian lận. Trong nghề QC, đây là tội nặng nhất, có thể bị đuổi việc ngay lập tức. Thà ghi thiếu còn hơn ghi giả.
Lưu trữ lộn xộn: Hồ sơ vứt lung tung, dính dầu mỡ, rách nát. Khi cần tìm lại (ví dụ đánh giá ISO) thì bới tung cả kho lên không thấy. -> Hãy áp dụng 5S cho cả tủ hồ sơ của bạn.

7.12 Case Study: Không truy xuất được nguồn gốc sản phẩm

Bối cảnh: Công ty X sản xuất Bánh trung thu. Sự vấn: Có tin đồn lô trứng muối nhập khẩu bị nhiễm Melamine. Cơ quan chức năng yêu cầu công ty X chứng minh lô bánh đang bán không dùng lô trứng muối đó. Thực tế:

Kho xuất trứng muối ra xưởng: Ghi "Xuất 5000 quả trứng". Không ghi Lô số bao nhiêu (Lot number).
Xưởng làm bánh: "Hôm đó kho đưa trứng nào em đập trứng đó, em biết đâu". Hậu quả: Công ty X không thể chứng minh được bánh mình sạch (dù có thể nó sạch thật). Cơ quan chức năng đình chỉ lưu thông toàn bộ bánh trung thu của công ty X để xét nghiệm. Mất 1 tuần vàng ngọc ngay giữa mùa vụ. Thiệt hại doanh số 80%. Bài học: Chỉ vì lười ghi số Lô (Lot number) vào phiếu xuất kho mà mất cả mùa vụ kinh doanh.

TỔNG KẾT CHƯƠNG 7

Dữ liệu và Hồ sơ khô khan nhưng nó là tấm khiên bảo vệ sự thật. Một người QC chuyên nghiệp là người trân trọng từng con số mình viết ra. Hãy viết sao cho 5 năm sau đọc lại, bạn vẫn hiểu chính xác chuyện gì đã xảy ra ngày hôm nay.

Chương tiếp theo, chúng ta nói về yếu tố quan trọng nhất trong 4M: Con người (Man). QC phải làm gì để đào tạo và cải tiến con người? Mời xem Chương 8.